Contabilidade digital: o que é, vantagens e como fazer

Mãos femininas segurando canetas e notas fiscais

Contabilidade digital: objetivos, diferença entre contabilidade online e digital, como funciona e muito mais!

A contabilidade digital otimiza os serviços contábeis, permitindo aprimorar a qualidade, a eficiência e o atendimento aos clientes.

Ela é o resultado da crescente transformação digital que vem ocorrendo nas últimas décadas. Essa revolução tem provocado constantes mudanças nos serviços contábeis.

A contabilidade digital é a otimização dos serviços contábeis, com o uso da internet e de sistemas próprios para o setor. Isso traz ganhos de produtividade e eficiência. É importante que os contadores estejam sempre por dentro das constantes mudanças.

Neste artigo, confira o que é a contabilidade na era digital, suas vantagens e como implementar no seu escritório. Boa leitura!

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O que é contabilidade digital e como funciona

A contabilidade digital consiste no uso da tecnologia, como softwares contábeis e internet, para otimização, aprimoramento e automação dos serviços de contabilidade. É uma nova categoria de serviços contábeis iniciada em 2015 no Brasil, diferenciando as novas empresas do ramo dos modelos antigos e da chamada contabilidade online. Tudo isso traz mais segurança e agilidade para as empresas e contadores.

O uso da inteligência artificial e a análise de dados contribuem para que os processos contábeis se tornem mais rápidos, dinâmicos e seguros. Ou seja, os contadores conseguem executar os serviços com maior precisão, reduzindo as chances de erro.

Isso significa que as tarefas como a conciliação bancária, a gestão da folha de pagamento e a gestão tributária serão executadas pelos sistemas informatizados. 

A contabilidade digital também traz mais eficiência e otimiza a gestão e o tempo dos clientes. Eles, por sua vez, não precisam enviar ou receber documentos impressos, já que todos os processos são realizados digitalmente.

O objetivo da contabilidade digital é tornar os processos contábeis ágeis e seguros. Além disso, o uso da tecnologia na contabilidade ajuda a reduzir, ou até mesmo eliminar, as pilhas de documentos enviadas pelos clientes. 

Com os trâmites online, a experiência do cliente também melhora, já que o contador consegue dar um retorno mais rápido.

Diferença entre contabilidade online e digital

A contabilidade online consiste na realização de todos os serviços contábeis de maneira virtual, eliminando papéis, burocracias e reduzindo os custos. Por sua vez, na contabilidade digital, existe a automação de todos os processos contábeis entre o cliente e o contador. 

Ou seja, a utilização de sistemas contábeis contribui para que vários processos, que antes eram realizados manualmente, sejam automatizados. Isso garante maior eficiência, rapidez e fluidez aos trâmites contábeis. 

É possível dizer então, que a contabilidade online seria uma evolução da contabilidade tradicional, enquanto a contabilidade digital seria um aperfeiçoamento da versão online.

O conceito de contabilidade digital geralmente é confundido com o conceito de contabilidade online. Entretanto, como você viu, elas são contabilidades distintas.

Se considerarmos que ambos os conceitos têm a internet como base de atuação, podemos dizer que a contabilidade online x contabilidade digital são a mesma coisa. Entretanto, a contabilidade digital está um passo à frente.

Vantagens da contabilidade digital

A contabilidade digital trouxe uma série de benefícios para os contadores e seus clientes. Abaixo, listamos as vantagens de se usar os serviços de uma contabilidade na era digital:

Aumento de produtividade

Com o processo automatizado, você e sua equipe conseguirão produzir mais e melhor em menos tempo.

A contabilidade digital permite que tarefas que levavam horas para serem feitas manualmente sejam realizadas em menor tempo com os sistemas contábeis.

Otimização de processos

A integração dos sistemas possibilita que os dados sejam compartilhados automaticamente. Assim, não será preciso aguardar horas, dias ou semanas para transmitir ou receber informações dos clientes.

Com os sistemas informatizados, você poderá acompanhar em tempo real todos os movimentos da empresa e gerar relatórios sempre que necessário.

Tela do Aegro na aba de importações de notas da Sefaz

O Aegro otimiza o lançamento de custos com a importação de notas fiscais da Sefaz

Redução de custos

A contabilidade digital permite a redução de custos com documentos impressos e deslocamento para entrega desses documentos.

Com ela, o uso de documentos físicos é praticamente eliminado. Isso reduz os gastos com impressão, armazenamento ou mesmo o envio desses papéis da empresa até o escritório de contabilidade.

Na contabilidade digital, todos os documentos são enviados, processados e armazenados em nuvem, com mais segurança e praticidade.

Eliminação de barreiras geográficas

A contabilidade na era digital, por se tratar de um serviço via internet, possibilita que o empreendedor encontre escritórios de contabilidade que ofereçam melhores serviços com os melhores preços. 

Isso acontece mesmo que não esteja localizado na mesma cidade ou estado. Ou seja, esse processo digital permite que o empresário contrate o serviço contábil de um escritório em São Paulo mesmo que ele esteja em uma cidade no interior do Mato Grosso.

Redução de erros

Os serviços contábeis são bastante complexos e exigem muita atenção. Por conta disso, algumas falhas e erros podem acontecer.

Mas os problemas podem ser minimizados com a adoção de um sistema de gestão, que é capaz de trabalhar uma enorme quantidade de informações sem causar erros, além de oferecer processos de conferência.

Tela do Aegro na aba de conciliação bancária

No Aegro você faz a conciliação de extrato bancário com alguns cliques por importação de arquivo OFX.

Melhor atendimento

Com o software contábil, vários canais de comunicação, como chat, e-mail e áudios são unificados em um único ambiente. O resultado disso é uma melhora  no relacionamento com o cliente, que se sente valorizado. Dessa forma, as chances de retenção aumentam bastante.

Segurança

Os documentos físicos podem ser perdidos por desgaste do tempo, desorganização, incêndios e ações da natureza, como enchentes.

Assim, os arquivos digitais podem ser mais seguros. Uma boa plataforma vem acompanhada de um bom sistema de segurança para impedir que os dados sejam extraviados ou utilizados de forma indevida.

Além disso, esses sistemas também realizam backups (ou cópias de segurança) que recuperam os dados caso eles sejam perdidos.

Como fazer a melhor contabilidade digital

Nos dias atuais, é muito difícil manter as práticas contábeis sem o auxílio de softwares de gestão contábil. 

Se você não se adaptar à contabilidade na digital, seus colaboradores não conseguirão desempenhar todas as tarefas com agilidade e eficiência necessárias, refletindo na qualidade dos trabalhos.

Sendo assim, para oferecer um serviço de contabilidade digital no seu escritório, podem ser adotadas uma série de estratégias. Veja alguns exemplos de contabilidade digital e suas ferramentas.

Transferência de rotinas offline para online

O uso de um sistema de gestão contábil oferece a automação completa para facilitar as análises contábeis. 

Assim, ele auxilia na maximização da produtividade da equipe, pois possibilita que a importação de arquivos eletrônicos seja feita de forma rápida. Além disso, permite o controle de informações cadastrais, contratuais e de pagamentos.

Gestão de documentos na nuvem

A maneira como você recebe, armazena e compartilha os documentos com clientes e funcionários também influencia na produtividade da sua empresa. O recebimento de documentos via papel ou e-mail não é a forma mais eficiente para a contabilidade.

No mercado, já existem ferramentas que permitem o envio de arquivos para a nuvem, dando mais segurança para as informações dos clientes. Essas ferramentas oferecem backups automáticos. 

Além disso, esses arquivos podem ter acesso às informações de qualquer lugar e a qualquer hora. Essa solução pode, futuramente, reduzir os custos de ter fisicamente um escritório contábil.

Ampliar os canais de atendimento ao cliente

Além do atendimento presencial e do telefone, é importante ampliar os canais de atendimento, principalmente utilizando os meios online.

Para isso, podem ser utilizados aplicativos de mensagem para o envio de perguntas de forma escrita ou em áudio. O e-mail também pode ser utilizado para eventuais dúvidas.

Os aplicativos de vídeo podem auxiliar para realizar uma conferência com clientes de outras cidades e, também, compartilhamento de arquivos e da tela. 

Com isso, você consegue ampliar os meios de contato com os clientes, ser mais ágil na resolução de dúvidas e deixá-lo mais satisfeito. 

Invista em um software para contabilidade digital

Para prestar um serviço de contabilidade digital, é importante utilizar um sistema de gestão contábil que consiga satisfazer as necessidades do seu escritório. 

É importante ressaltar que para que o serviço seja executado da melhor forma possível, as informações devem transitar livremente entre o escritório contábil e a empresa. Para isso, busque um software que contemple as seguintes funções:

  • analisar os lançamentos contábeis de diferentes formas;
  • realizar a importação do extrato bancário e a geração automática dos lançamentos;
  • modelos de planos de contas adequados para os diferentes segmentos do mercado;
  • importar planilhas e dados dos clientes sem a necessidade de digitar manualmente;
  • realizar os lançamentos contábeis;
  • fazer planejamento orçamentário e previsão de custos;
  • encerramento automático do exercício.

Conte com soluções personalizadas

Também é possível complementar processos e informações com a ajuda de um software de gestão personalizado para o setor de atuação do seu cliente. 

No caso da contabilidade rural, existem rotinas financeiras, desafios e entregas fiscais bem específicas.

Assim, um software de gestão rural pode ser um grande aliado, pois apresenta ferramentas que otimizam o registro completo de todo o processo produtivo e financeiro do negócio rural.

Tela do Aegro na aba de fluxo financeiro da fazenda, com gráfico em barras e linhas

O Aegro apresenta uma visão clara do fluxo financeiro da fazenda

Esse é o caso do Aegro, sistema de gestão agrícola que integra em um só lugar o controle financeiro da fazenda, inclusive por safras. Além disso, separadamente, permite a gestão fiscal por CPF. 

A solução de Livro Caixa da Aegro facilita o acompanhamento e entrega do Livro Caixa Digital do Produtor Rural

Ainda, ele oferece um ponto de conexão entre o produtor rural e o contador, permitindo que ambos trabalhem em conjunto de forma mais simples, precisa e clara.

banner para o guia de automação contabil com software

Conclusão

Neste artigo, você viu que a contabilidade digital melhora a qualidade dos serviços contábeis, aumentando a produtividade dos contadores. Ela também reduz as falhas e aprimora a segurança das informações.

Com essas informações, você poderá impulsionar o desenvolvimento da sua empresa contábil ao investir em um sistema de gestão que forneça todos os recursos necessários para atender seus clientes.

Você pensa em aderir a contabilidade digital no seu escritório? Acha que essas vantagens podem ser úteis para você? Conte-nos sua percepção sobre o assunto!

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