Conciliação contábil: passo a passo de como fazer

Pessoa em mesa de escritório, fazendo cálculos com auxílio de uma calculadora

Conciliação contábil: veja para que serve, quais são os tipos, erros mais comuns que precisam ser evitados e mais!

A conciliação ou reconciliação contábil é uma das rotinas mais importantes para o contador. É por meio dela que ele poderá fornecer informações precisas das movimentações da empresa durante um período. 

A contabilidade é um setor que exige muita atenção no desenvolvimento das suas atividades. Afinal, ela administra um volume muito grande de dados essenciais para o funcionamento da empresa.

Para evitar e diminuir as chances de problemas nesse processo ocorrerem, é importante desenvolver a conciliação contábil frequentemente na empresa rural.

Neste artigo, veja o passo a passo para fazer a conciliação contábil e o que evitar nesse processo. Boa leitura!

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O que é conciliação contábil

A definição de conciliação contábil é o processo de conferir e comparar valores creditados e debitados das contas de uma empresa rural. Esse processo pode acontecer a cada mês, trimestre, semana ou até mesmo ano. 

O objetivo é verificar a ocorrência de divergências através da comparação e análise do fluxo de caixa. A conciliação é feita com base nos valores de relatórios financeiros, demonstrativos contábeis, extratos bancários e controles de empréstimos e investimentos. 

Ela parte da premissa de que sempre podem existir erros nas demonstrações contábeis. Por isso existe essa necessidade de conferir e confirmar valores.

Por exemplo, a conta Caixa da empresa tem um saldo de R$ 1 mil no dia 01/08. O total de dinheiro no cofre da empresa no dia 01/08 deve ser exatamente o saldo contábil Caixa. É pela conciliação das contas que é possível verificar esse saldo.

Essa comparação é importante, principalmente, quando consideramos o balanço de patrimônio rural. Qualquer valor errado pode modificar a realidade da situação financeira da empresa.

Portanto, esse processo de conciliar as contas garante que os valores foram conferidos e que nenhum saldo está sendo negligenciado diante das tributações.

Além de tudo, é importante se atentar à diferença entre conciliação contábil e bancária. 

A conciliação bancária se refere à conferência de valores das contas bancárias com a documentação interna da empresa. A conciliação contábil, por sua vez, se refere à comparação de informações da contabilidade, como folhas de pagamentos e fluxo de caixa.

No geral, pode-se dizer que a conciliação bancária é uma parte da conciliação contábil, que é uma comparação mais ampla.

Composição de saldo contábil

Em conjunto com a conciliação contábil, é preciso realizar a composição do saldo das contas do Balanço Patrimonial. 

A composição do saldo é um procedimento de controle interno na empresa. Nele, o contador ou qualquer outro usuário da contabilidade faz o registro com informações detalhadas em cada conta contábil.

Por exemplo, temos que o saldo de um fornecedor é de R$ 10 mil. Pela composição do saldo dessa conta, você vai ter informações como o número de cada fatura, data que realizou a compra, data de vencimento da fatura e valor.

Esse tipo de registro facilita a conferência de valores ainda em aberto. Ele também indica se existem cobranças indevidas e todas as movimentações realizadas pela empresa.

Para que serve a conciliação contábil

A conciliação contábil é um processo que ajuda o contador e o produtor rural a terem certeza de que os valores importantes para a empresa estão corretos. Valores errados podem não só prejudicar financeiramente, mas judicialmente.

De tempos em tempos, uma auditoria pode ser realizada na empresa. A conciliação ajuda com a conferência dos valores, datas, juros e empréstimos contratados. 

Esse processo garante a veracidade das informações e que nenhum erro passará despercebido. No geral, a conciliação é importante para:

  • Validar informações;
  • Comparar números;
  • Evitar que os erros passem despercebidos;
  • Ajudar no levantamento do balanço patrimonial.

Quais são as principais conciliações contábeis

Podemos dividir a conciliação contábil em três tipos diferentes: conciliação bancária, conciliação de fornecedores e clientes e conciliação da folha de pagamento. Todos esses tipos de conciliação, porém, têm o mesmo objetivo em comum.

Conciliação bancária

A conciliação bancária consiste em conferir se todos os lançamentos correspondem ao extrato das contas bancárias. É importante também verificar se tudo continua dentro do planejamento financeiro e se no extrato constam as tarifas bancárias.

Banner de chamada para baixar a planilha de conciliação bancária

Conciliação de fornecedores e clientes

A conciliação de fornecedores e clientes consiste na conferência das movimentações de contas a receber de clientes e contas a pagar de fornecedores. 

Neste caso, é verificado se os documentos de faturamento e lançamento no sistema estão de acordo com a razão contábil do cliente ou fornecedor.

Conciliação da folha de pagamento

Nessa conciliação, são verificadas as despesas da folha de pagamento na contabilidade. Com tantas movimentações, é importante verificar se elas estão sendo feitas e registradas adequadamente.

Erros mais comuns na conciliação contábil

Erros costumam ocorrer durante a conferência contábil. Listamos neste tópico os erros mais comuns que acontecem na conciliação contábil.

Erros nos lançamentos de valores

Os erros nos lançamentos podem acontecer tanto por erro no controle interno quanto por parte da instituição financeira. Entretanto, a divergência pode ocorrer por alguns motivos: erros de digitação, valor pago errado ou desconto imprevisto.

Para identificar onde pode ter surgido o erro, busque o documento original e confira o valor.

Juros maiores que o acordado

Em situações de empréstimos bancários, pode acontecer da instituição bancária cobrar juros maiores do que foi acordado. Caso isso ocorra, procure o gerente do banco para entender esses valores.

Pagamentos duplicados

Pode acontecer de você identificar que um boleto foi pago com dinheiro saindo do caixa e também por débito em conta

Para reduzir as chances de que isso ocorra, procure sempre separar os documentos pagos daqueles que ainda estão em aberto. Além disso, sempre faça a conferência no controle de lançamentos dos valores.

Datas que não convergem

Muitas vezes acontece da empresa documentar os valores de uma venda antes que o valor entre no caixa. Isso faz com que, durante a conciliação, os números não batam

Nesta situação, verifique como o controle de caixa está sendo feito. Oriente a equipe financeira da empresa para que os valores só sejam documentados quando, de fato, entrarem no caixa.

Depósitos não identificados

Esse erro acontece quando o depósito foi feito mas o banco ainda não fez a compensação. Neste caso, verifique se ainda não está dentro do prazo de dias úteis para compensação. 

Caso não esteja, verifique se os dados do depósito estão corretos. Se sim, entre em contato com o banco. 

5 passos para fazer a conciliação contábil

A conciliação contábil é um processo relativamente simples, apesar de exigir atenção aos detalhes.

Entretanto, antes de fazer a conciliação de uma empresa, é preciso que a gestão financeira do negócio esteja funcionando perfeitamente. Portanto, tenha certeza que o fluxo de caixa e os demais documentos financeiros estejam atualizados e sem informações faltantes.

1. Faça a conciliação de contas 

Dedique alguns minutos do seu tempo para elencar todas as contas bancárias que a empresa possui, separando por agência e número de conta. Isso fará toda diferença na hora do controle.

Importante destacar que não se deve utilizar contas pessoais para fins profissionais. Esse é o principal ponto para ter uma boa organização das contas da empresa. Além disso, a separação das contas pode facilitar o processo de conciliação.

2. Determine o período para conciliação

Você pode definir para qual período irá realizar a conciliação. Ela pode ser feita no fim do mês, utilizando os últimos trinta dias como base. Pode também, ser feita no período do ano passado ou dos meses anteriores, para ter certeza das compensações e débitos passados.

3. Comece a comparar os valores

Com os relatórios organizados, contas bancárias separadas e sabendo o período para conciliação, comece a comparar os números. Assim como os valores, as datas também precisam coincidir.

Por mais que o valor não seja debitado no dia do pagamento, o fluxo de caixa deve contabilizar os valores no dia que entraram, de fato, no caixa. 

Por exemplo, se um valor de R$ 2 mil foi debitado da conta bancária no dia 6 de julho, esse valor deve constar lá no fluxo de caixa com as especificações necessárias.

4. Corrija os erros encontrados

Ao encontrar divergências entre contas e seus controles internos, busque entender a raiz do problema e o motivo de o erro ter ocorrido.

Se uma data foi documentada errada, procure saber se o erro foi no fluxo de caixa ou na conta bancária. Em seguida, analise o que pode ser feito para que esse erro não se repita.

5. Documente todos os aprendizados

Depois de encontrar e solucionar todos os erros, é importante documentar todo tipo de aprendizado e compartilhar com outros membros da equipe.

Ferramentas de conciliação bancária

Para agilizar alguns dos passos citados acima e gerar mais segurança, certos sistemas de gestão oferecem ferramentas automatizadas de conciliação de extrato bancário.

Como é o caso do Aegro, software de gestão rural que integra o fluxo financeiro da fazenda e oferece um recurso avançado de importação dos registros bancários por arquivo OFX.

Tela do Aegro na aba de conciliação bancária. É possível ver ícones de bancos vinculados à conta fictícia e informações financeiras de uma fazenda fictícia.

Faça a conferência dos valores com segurança e agilidade

Bastam poucos cliques para transferir as movimentações do banco e cruzá-las aos lançamentos feitos dentro do sistema. 

Esse processo também permite a correção de inconsistências, como valores e prazos divergentes, além do cadastro rápido de valores ainda não contabilizados.

Dessa forma, você garante o maior cuidado na conferência de valores sem perder tempo com operações manuais. Descomplicando sua rotina e gerando mais valor em menos tempo.

Conheça essa e outras funções que podem otimizar seu trabalho com uma demonstração gratuita do Aegro.

Conclusão

A conciliação contábil tem um papel fundamental na gestão de qualquer negócio. Sem ela, os empreendedores não serão capazes de tomar decisões precisas e bem fundamentadas.

Assim, é importante ter o máximo de cuidado durante esse processo para apresentar para seu cliente a informação correta e precisa.

>> Leia mais:

Incentivos fiscais para quem produz: entenda quem tem direito

Reforma tributária no agronegócio: entenda os impactos nas contas das fazendas

Como você costuma fazer a conciliação contábil das empresas? Gostaria de compartilhar sua experiência? Deixe um comentário abaixo!

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