Conciliação bancária na fazenda: o que é e como fazer (+ planilhas grátis)

Pessoa em mesa de escritório, calculando e usando um computador

Conciliação bancária na fazenda: saiba como identificar fraudes, com que frequência fazer, sua importância e muito mais!

A conciliação bancária pode ajudar muito o gerenciamento da sua fazenda. Associada a outros procedimentos contábeis, ela pode garantir o sucesso e o crescimento do seu negócio.

Fazer a conciliação bancária é uma forma simples e rápida de evitar surpresas nas finanças.

Neste artigo, você vai saber como fazer e porque ela é importante, além de ter acesso a materiais que te ajudarão muito. Acompanhe!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo de comparar o extrato da conta bancária com as informações do controle financeiro da fazenda. 

Com ela, você compara o que você recebeu e pagou com os valores que entraram e saíram da sua conta bancária.

A conciliação é essencial para a boa gestão financeira da empresa.

Além disso, ela te ajuda nas tomadas de decisões, permite identificar fraudes, lançamentos errados, valores não compensados e compras canceladas.

Se você recebe ou paga aos fornecedores por meio de boletos, cartão de crédito ou débito, esse processo é importante para evitar prejuízos.

Pode parecer algo complicado se a movimentação financeira da sua fazenda for muito grande. 

Mas não se preocupe! Se você tiver um bom profissional que controla e lança cada evento financeiro diariamente, não terá muitos problemas ao realizar a conciliação bancária.

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A importância da conciliação bancária

É a partir da conciliação que as possíveis inconsistências são percebidas. 

Um pequeno erro de lançamento pode não trazer muitos prejuízos. Porém, ao longo de um ano, vários erros de lançamento e recebimento podem atrapalhar a saúde financeira do negócio.

Registros com erros podem levar o gestor a tomar decisões prejudiciais ao futuro do negócio. Descontos concedidos a clientes podem passar despercebidos e trazer prejuízos.

Um acompanhamento frequente do dinheiro que entra e sai das contas bancárias te dá informações relevantes no fechamento do mês.  

Benefícios da conciliação bancária na fazenda

1. Identificação de fraudes

Monitorar o movimento nas contas bancárias evita fraudes internas. Por exemplo, cheques recebidos como pagamento e não descontados ou depósitos com valores inferiores. 

2. Mais controle das movimentações financeiras

A conciliação bancária possibilita maior controle das finanças da sua fazenda. 

O acompanhamento do dinheiro que entra e sai diariamente te dá uma visão clara do quanto seu negócio movimenta em determinado período.

Com isso, a conciliação ajuda a identificar se as receitas são maiores ou menores que as despesas de sua fazenda. 

3. Saldo bancário confiável

Acompanhar o saldo bancário contribui para as tomadas de decisões. 

Saber exatamente qual quantia sua fazenda tem disponível permite que os investimentos sejam mais efetivos.

4. Melhoria do planejamento orçamentário

A conciliação bancária permite fazer o planejamento e a contabilidade dos custos, investimentos e projeção das receitas e despesas ao longo do ano.

5. Melhoria da previsão do fluxo de caixa

Outra vantagem de se fazer a conciliação é o controle efetivo das despesas e receitas.

Ou seja, você pode acompanhar o fluxo de caixa de seu negócio, e garantir que ele seja mais saudável. 

Como fazer a conciliação bancária?

É possível definir 3 etapas para que o processo de conciliação bancária seja estruturado na sua fazenda. São eles:

  • monitorar fluxo de caixa e extratos bancários;
  • comparar informações internas com lançamentos de entrada/saída;
  • correção de falhas.

Monitoramento do fluxo de caixa e extratos bancários

O fluxo de caixa é o registro de todas as receitas e despesas da empresa. 

Esse controle é importante para comparar os valores que entram e saem. Assim, você identifica se o negócio está dando lucro ou prejuízo.

Os registros podem ser por planilhas ou um software de gestão, e devem ser diários. Essa é uma forma de você evitar que algum valor se perca por não ter sido lançado.

Clicando no botão abaixo, você baixará uma planilha para tornar seu fluxo de caixa ainda melhor. Insira os dados financeiros da sua fazenda e facilite esse processo:

Baseado nesses dados, você conseguirá analisar com mais clareza como está a saúde financeira do seu negócio. 

Além disso, poderá avaliar o quanto poderá investir no seu estabelecimento, a estimativa de crescimento do negócio e o valor do seu salário.

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Comparar informações internas com lançamentos de entrada/saída

O lançamento e a comparação de tudo que foi pago e recebido será bem sucedido se todos os documentos forem organizados. 

Os documentos recebidos (como boletos para pagamento de fornecedores) e enviados (como boletos para receber de clientes) devem ser guardados de forma organizada.

Esses documentos, sejam em papel ou eletrônicos, devem ter uma pasta/caixa própria para arquivá-los. Eles podem ser separados por mês do ano, fornecedor ou fluxo de caixa.

Essa organização simplifica a busca, o controle e o lançamento das informações. Como consequência, a estruturação da parte financeira do seu negócio fica mais fácil.

Correção de falhas

Acompanhar a movimentação financeira da empresa ajuda a identificar mais facilmente as falhas que possam existir.

Essas divergências podem ocorrer por causa de um lançamento errado, depósito feito com valor menor do que o esperado, entre outras coisas. 

Ao acompanhar a movimentação de perto, você pode ter tempo para corrigir as falhas e até mesmo para evitá-las.

Como fazer a conciliação bancária?

A conciliação é a comparação do fluxo de dinheiro da fazenda com os valores no extrato bancário.

É possível avaliar se todos os valores lançados na sua planilha realmente constam na sua conta.

Por exemplo: suponha que no dia 22 deste mês você registrou a venda de soja no valor de dez mil reais. 

Ao fazer a conciliação bancária você verificará se, neste dia ou próximo a ele, esse valor realmente entrou na sua conta.

O mesmo vale se você pagou algum fornecedor. 

Mais um exemplo: se no dia 27 você pagou o boleto de um fornecedor no valor de mil reais. 

Essa movimentação foi registrada no seu fluxo de caixa, mas é preciso constatar, pela conciliação bancária, que o valor saiu de sua conta no banco.

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Como otimizar a conciliação bancária?

Ao contrário do processo lento de verificação manual, o sistema de gestão rural Aegro permite que você faça a conciliação de extrato bancário em alguns minutos.

Isso porque, além de integrar o controle agrícola e financeiro, ele também possui um recurso avançado de importação das movimentações bancárias por arquivo OFX.

Tela do Aegro com a seção de financeiro aberta

Confira e organize o financeiro da fazenda com segurança e agilidade

Assim, com alguns cliques, você consegue transferir suas despesas do banco e compará-las aos lançamentos existentes no sistema.

Ao longo desse processo, você também pode corrigir informações incorretas e fazer o registro rápido de valores que não foram contabilizados.

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Com que frequência fazer a conciliação bancária na fazenda?

A conciliação bancária pode ser feita a cada 15 dias, a cada mês, a cada três meses, seis meses. Ela também pode ser feita a cada ano.

Entretanto, é mais indicado que ela seja feita mensalmente.

Ao contrário da conciliação bancária, que pode ser feita em um período maior, é indicado que o fluxo de caixa seja alimentado todos os dias.  

Conclusão

Com base na conciliação bancária da sua fazenda, você pode monitorar mais de perto como está a saúde das suas finanças.

Estando sempre por dentro do financeiro, é possível planejar os investimentos da melhor maneira possível.

Além disso, você poderá evitar erros e falhas nas transações. A consequência disso é um financeiro mais limpo e claro, com todas as informações sempre disponíveis e atualizadas.

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Com que frequência você faz a conciliação bancária da sua fazenda? Quais erros já conseguiu evitar através desse controle? Deixe seu comentário abaixo!

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