Automação contábil: como otimizar os processos da contabilidade

Automação contábil: veja o que é, quais são as vantagens, passo a passo para implementar e muito mais!

A tecnologia tem sido uma aliada dos contadores ao possibilitar a automatização de processos, aumentando a qualidade dos serviços desse setor.

Na contabilidade, a automação contábil traz ganhos de produtividade e redução de custos para o setor. Ela tem modificado o modo que profissionais e empresas do ramos prestam seus serviços e executam seus processos.

Neste artigo, veja os benefícios de automatizar o processo contábil das empresas rurais e como implementar essas tecnologias. Boa leitura!

O que é automação contábil

A automação contábil acontece através de sistemas que controlam e executam os processos operacionais de uma empresa. Esse controle e execução são feitos através de dispositivos eletrônicos/mecânicos, e substituem o trabalho humano, sobretudo o trabalho intelectual.

Os escritórios de contabilidade lidam diariamente com uma infinidade de dados de clientes e do governo. Imagine executar todas essas tarefas manualmente. Além do trabalho interminável e do enorme esforço mental, há bastante risco de haver falhas.

Por isso, a automatização de processos contábeis tem tido bastante relevância nas empresas.

A automação contábil pode substituir tarefas manuais e operacionais, que demandam mais tempo e esforço, por alternativas eletrônicas. Softwares de gestão e dispositivos autônomos são os principais exemplos.

Em outras palavras, pode-se dizer que a automação contábil é o processo de modernização da contabilidade. O principal objetivo é garantir maior eficiência, agilidade e precisão ao menor custo possível e com menor esforço.

Vantagens da contabilidade automatizada

As vantagens da automação contábil são diversas. Isso sobretudo por ser um conceito atual e que está ligado à otimização de processos. 

Tanto para a realidade do profissional contábil quanto para a rotina de escritórios de contabilidade, existem diversos benefícios que podem ser experimentados a partir da automação. Abaixo, veja algumas das principais vantagens dessa prática.

Redução de custos

O uso de ferramentas mais tecnológicas especializadas e menos dependentes de atividades manuais, minimiza, por exemplo, a necessidade de pessoal. 

Ele também deixa as tarefas mais precisas, reduzindo o retrabalho e a ocorrência de erros que impactam diretamente os custos.

Da mesma forma, a composição de um ambiente mais automatizado e pautado em ferramentas digitais permite a adoção de metodologias mais eficazes. 

Com isso, há redução do uso do papel, assim como os custos referentes à manutenção de acervos de documentos físicos.

Maior agilidade nas entregas

A automação é uma ferramenta essencial para reduzir as burocracias e aumentar a eficiência das atividades contábeis.

Nos últimos anos, uma série de mudanças e melhorias nos serviços e plataformas do governo foram feitas. A informatização dos processos relacionados às áreas fiscal e contábil já é uma realidade.

Com isso, os profissionais e empresas do segmento puderam investir na automatização e agilizar as entregas para seus clientes.

Sistemas como o Aegro ajudam a otimizar as principais obrigações fiscais, como a entrega do Livro Caixa Digital do Produtor Rural

Como automatizar o escritório de contabilidade

Existem diferentes ações que podem ser adotadas para garantir a automação contábil. A definição da melhor estratégia fica a critério do próprio negócio, considerando suas necessidades e o nível de maturidade tecnológica.

Abaixo, veja algumas ferramentas essenciais para todos os perfis de negócio.

Gestão de escritório contábil: documentos digitais

Ainda hoje, em muitos escritórios de contabilidade são utilizados documentos impressos para realizar a contabilidade. Nesse sentido, uma das tendências da contabilidade digital atual é a gestão eletrônica de documentos.

Gerir eletronicamente documentos nada mais é do que trabalhar com documentos em formato digital. Esse formato é muito mais produtivo e econômico para as empresas, e proporciona uma melhor gestão de escritório contábil.

Com o apoio de softwares e plataformas de assinaturas, é possível gerar, assinar, enviar e receber documentos por meio online. Tudo isso é feito de forma ágil, segura e totalmente válida juridicamente.

Sistema de gestão contábil

Os softwares são uma das maiores ferramentas tecnológicas na contabilidade. Eles têm um papel muito importante na contabilidade moderna, e são uma das principais tecnologias utilizadas pelos profissionais de contabilidade.

Esse tipo de ferramenta é responsável não só por reunir dados e informação, mas também, por segmentá-las de maneira coerente e produtiva, facilitando a rotina dos profissionais.

Além disso, com os softwares é possível automatizar fluxos de trabalho importantes, como:

• organizar documentos fiscais;
• trocar informações entre diferentes bases de dados;
• gerar relatórios;
• gerar e enviar documentos fiscais.

Os softwares não só poupam tempo, mas também são essenciais para reduzir erros e retrabalho no dia a dia. Isso deixa o escritório de contabilidade mais produtivo. 

No mais, a gestão dos dados possibilita que os profissionais da área contábil aprimorem suas entregas, adotando uma contabilidade mais estratégica e consultiva.

Softwares de gestão rural

Um complemento ao sistema contábil, os softwares de gestão agrícola integram o fluxo de informação da fazenda à rotina do contador.

Para isso, oferecem soluções personalizadas para a realidade do agronegócio, buscando formas de descomplicar desafios particulares desse setor. 

Esse é o caso do Aegro, sistema que une a gestão operacional, financeira e fiscal em um só lugar, garantindo dados precisos e processos simplificados.

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Dessa forma, o trabalho de contabilidade rural se torna mais prático, transparente e estratégico. 

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Geração de relatórios mais precisos

A automação contábil dá ao escritório a possibilidade de gerar relatórios mais precisos, dado que todas as informações estarão centralizadas em um único software. 

Como consequência, a análise da veracidade desses dados, assim como a reunião de documentos pode ser feita de forma mais fácil.

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Melhoria do controle patrimonial

Uma das maiores dores de cabeça de um contador é executar o controle patrimonial dos clientes. Como patrimônio rural são considerados tanto os bens tangíveis – terrenos, prédios, veículos – quanto os bens intangíveis, como patentes ou softwares.

Com a automação contábil, a empresa pode automatizar o cadastro dos produtos, facilitando o controle de bens e o processo de gestão patrimonial.

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Aprimoramento da visão estratégica do negócio

Com a automação é muito mais fácil monitorar um sistema integrado. Afinal, você consegue entender o que está sendo feito e como, além de identificar processos que podem ser redesenhados para dar ainda mais eficiência ao negócio.

Escritórios de contabilidade e profissionais que conseguem enxergar a longo prazo, conseguem se preparar melhor. A transformação digital permite traçar caminhos para o futuro.

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Agregação de valor

O jeito mais concreto de gerar valor para os serviços contábeis é focar nas necessidades e objetivos dos clientes. Para isso, é preciso dedicar mais tempo a eles e menos tempo às tarefas operacionais.

Isso é exatamente o que a automação contábil proporciona, já que as ferramentas adequadas deixam a equipe livre para atividades estratégicas.

Fazer reunião de apresentação de uma proposta dos serviços contábeis, com abordagem profissional, fundamentada em tecnologia de ponta, faz com que o potencial cliente dê preferência ao seu escritório.

Certificação digital e automação contábil

A certificação digital é uma das tecnologias mais relevantes para os negócios contábeis. A partir dela, os escritórios podem migrar para o formato digital, utilizando documentos eletrônicos nos seus processos.

O certificado garante a autenticidade e a validade dos documentos. Com isso, é possível acessar informações importantes eletronicamente, como:

• fazer a escrituração digital;
• acessar plataformas do governo, como o e-CAC;
• cumprir obrigações principais e acessórias remotamente, com segurança e validade jurídica;
• executar alterações de contratos agrários nas juntas comerciais;
• fazer a abertura de empresas.

Houve grande modernização nos sistemas do Governo Federal nos últimos anos. 

Com essas novidades, profissionais da contabilidade podem aproveitar todas as facilidades desse processo de modernização com o certificado digital, principal ferramenta de validação de identidade.

Conclusão

A automação é muito importante nas rotinas contábeis. 

Certamente você nunca será substituído pela máquina, mas as novas ferramentas podem facilitar e melhorar muito o seu trabalho e a experiência dos seus clientes.

É sempre importante se adaptar à nova realidade. Invista em ferramentas adequadas e, principalmente, em capacitação tecnológica.

Está pensando em inserir a automação contábil na sua empresa? Já conhecia as ferramentas exemplificadas no artigo? Adoraria ler seu comentário!